物件を持つと、賃貸借契約書や固定資産税の通知、登記の書類、毎月の入金明細など、書類が増える一方です。あの書類はどこか、と探す時間ばかりが積み上がります。
買った物件も、建てた物件も、相続した物件も、型は同じです。原本は金庫にしまい、ファイルにはコピーを綴じます。ファイルは1物件につき1冊にまとめます。この形に流し込むだけで、探す時間はほぼ無くなります。
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1. 書類が無いと、何を失うか
書類の整理は、片付けの話ではありません。書類は自分の資産の地図で、無くすとそのままお金の損になります。
売買契約書が無い
買った値段を証明できなくなります
問題売るときに買ったときの金額を示せないと、売値の5%を取得費とみなす概算取得費で計算することになります。
注意紙1枚の有無で、手残りが数百万円単位で変わることがあります（「買った値段がわからないと、取得費は売値の5%になる」）。
検査済証が無い
適法に建てたことを示せなくなります
問題建物が完成検査に合格した証明ができず、テナントの誘致、売却、融資で不利になります。
解決役所の建築指導の窓口で、建築計画概要書や台帳記載事項証明書を取ると、代わりの資料になります。
書類をすぐ出せない
探している間に、話が止まります
問題追加の融資の審査で登記や図面を求められたとき、提出が遅れるほど先へ進みません。
理由オーナー本人が分からない状態なら、もしものとき、残された家族はもっと分かりません。
2. 置き場所は、再発行できるかで決める
手元の書類を並べたら、先に中身は見ません。無くしたときに取り直せるかどうかを見ます。
原本を金庫に入れるか、ファイルに綴じるか
取り直せない書類は、原本を金庫にしまいます。ファイルにはコピーを綴じます
その書類は、無くしたら取り直せるか……
賃貸借契約書と建物図面・配管図は、その中間です。役所では出ません。相手方や施工会社の控えから復元できることがあります。ファイルに原本を綴じ、失くさない前提であつかいます。
3. 足りない書類は、法務局と役所で集める
手元の書類を確かめたら、足りない情報を外から集めます。不動産の公的な情報の多くは、1通数百円で誰でも取れます。
法務局で取る
土地と建物の権利と形が分かります
やり方全部事項証明書（登記簿謄本）、公図、地積測量図を取ります。登記情報提供サービスを使えば、ネットでPDFをその場で受け取れます。
例全部事項証明書の乙区に、返済が終わった古い抵当権が残っていないかを見ます。
注意法務局の書類は、住所ではなく地番で請求します。登記では土地と建物が別なので、1棟の物件なら両方を取ります。
役所で取る
建て替えと修理の判断材料がそろいます
やり方建築指導の窓口で建築計画概要書と台帳記載事項証明書を、都市計画の窓口で都市計画図と前面道路の図面を取ります。
例上下水道とガスの埋設管図は、水道局とガス会社にあります。配管の不具合が出たときの修理が早くなります。
国のサイトで見る
土地の値段の目安が分かります
やり方路線価図は国税庁のサイト、地価公示の価格は国土交通省のサイトで見られます。どちらも無料です。
理由路線価は相続税と贈与税の評価の基準になり、地価公示は近隣の地価の目安になります。
4. 1物件1ファイルに、4つの章立てでまとめる
書類がそろったら、ファイルに落とし込みます。書類には穴を開けず、すべて透明なポケットに入れます。図面は折って収まり、小さな領収書も紛失しません。
1物件1ファイルの作り方
用意するものは、A4のリングファイル、透明なポケットリフィル、インデックスシールです
章立ては、基本情報、取得時、運営、お金の順です。第1章に物件概要書とレントロール（部屋ごとの家賃一覧表）と最新の登記、第2章に売買契約書と重要事項説明書と検査済証のコピー、第3章に賃貸借契約書と修繕の履歴と保険証券、第4章に課税明細書と路線価図と申告書の控えを入れます。
あわせて、大事な書類はスキャンしてクラウドにも置きます。クラウド側も1物件1フォルダにして、ファイル名の頭に日付を入れます（例：20260401_課税明細書.pdf）。紙とデータの2系統にしておけば、どちらかを失っても戻せます。
5. 何年で捨てられるかは、税務上の決まりがある
捨ててよい時期は、税務上の決まりで決まっています。青色申告をしている個人の主な線は、次のとおりです。
| 区分 | 例 | 保存期間 |
|---|---|---|
| 帳簿 | 仕訳帳、総勘定元帳 | 7年 |
| 決算関係書類 | 損益計算書、貸借対照表 | 7年 |
| 現金預金取引等関係書類 | 領収証、預金通帳、借用証 | 7年（前々年の所得300万円以下の人は5年） |
| その他の書類 | 請求書、見積書、納品書 | 5年 |
法人は帳簿書類を7年保存します。欠損金の繰越がある事業年度の分は10年です。ただし、これは税務上の最低ラインです。売買契約書、権利証、検査済証のように資産そのものに関わる書類は、期間に関係なく、その物件を手放すまで残します。
まとめ
- 書類は資産の地図で、売買契約書を無くすと取得費が売値の5%になり、手残りが数百万円単位で変わります
- 置き場所は再発行できるかで決め、権利証、売買契約書、検査済証は原本を金庫にしまい、ファイルにはコピーを綴じます
- 登記、公図、路線価などの公的な情報は1通数百円で集まり、土地と建物は両方取ります
- ファイルは1物件1冊にまとめ、基本情報、取得時、運営、お金の4章立てにして、クラウドにも同じ形で控えを置きます
- 帳簿と決算関係書類は7年、請求書や見積書は5年保存し、電子取引データは2024年1月から電子のまま保存します
まず、今日できること
- 物件を1つ選び、権利証、売買契約書、検査済証が手元にあるかを確かめます
- A4のリングファイルとポケットリフィルを1冊分そろえて、基本情報から綴じ始めます
- 登記情報提供サービスで、その物件の全部事項証明書を土地と建物の両方取ります
出典
- 所得税法148条（青色申告者の帳簿書類の備付け・保存）
- 国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」
- 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（電子帳簿保存法）（電子取引データの保存義務）
- 民事法務協会「登記情報提供サービス」、国税庁「財産評価基準書（路線価図・評価倍率表）」、国土交通省「地価公示」
※確認日：2026年9月3日。保存期間は、個人の青色申告と法人の主な線だけを示しています。白色申告や消費税の課税事業者など、立場によって扱いが変わる書類があります。本記事は一般的な仕組みを説明するもので、個別の税務相談ではありません。電子帳簿保存法の要件と、個別の書類を捨ててよいかは、税理士にご確認ください。
この記事は 相続手続き STEP 3「相続人と財産を確定する」／相続手続き STEP 8「名義を変えて、経営を引き継ぐ」／不動産売却 工程5「取得費を確定する」 でも紹介しています。
12工程の全体像を見る「賃貸経営」の入口は2つあります
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税理士・宅地建物取引士。自身も賃貸物件を持つ大家の立場から、法人化・相続・不動産管理まわりの税務を、制度と判例にもとづいて解説しています。記事内の事例はすべて架空のモデルケースです。制度・税率・判例は年度で変わります。個別具体的な判断は、不動産税務に強い税理士へご確認ください。